word格式怎么发送？邮件附件还是直接发送？

Word格式文件发送指南：邮件附件还是直接发送？

随着信息化时代的到来，电子邮件已成为人们日常工作中不可或缺的沟通工具。在发送Word格式文件时，我们常常面临选择：是将其作为邮件附件发送，还是直接发送？本文将详细解析这两种方式的优缺点，帮助您根据实际情况做出最佳选择。

一、Word格式文件发送方式概述

1. 邮件附件发送

邮件附件发送是将Word文件作为电子邮件的附加文件发送给接收者。这种方式具有以下特点：

（1）安全性较高：附件可以在发送前进行压缩，减少文件大小，同时可以设置密码保护，防止文件泄露。

（2）便于管理：可以将多个文件打包成一个附件，便于管理和发送。

（3）兼容性强：适用于各种操作系统和设备，接收者无需安装特定软件即可查看文件。

2. 直接发送

直接发送是将Word文件作为邮件正文发送，这种方式具有以下特点：

（1）操作简单：无需进行附件设置，直接将文件拖拽到邮件正文中即可。

（2）节省时间：无需进行附件压缩和解压操作，发送速度较快。

（3）便于接收者查看：接收者无需下载附件，可以直接在邮件中查看文件。

二、Word格式文件发送方式选择

1. 文件大小

如果Word文件较大，建议选择邮件附件发送。因为直接发送的邮件正文大小有限，超过一定限制后，邮件可能会被系统自动退回。

2. 安全性需求

如果文件内容涉及机密信息，建议选择邮件附件发送。附件可以设置密码保护，确保文件在传输过程中的安全性。

3. 接收者设备

考虑接收者的设备类型，如果他们使用的是移动设备，直接发送可能更方便。因为移动设备查看附件可能需要下载和安装特定软件。

4. 发送频率

如果需要频繁发送Word文件，建议选择邮件附件发送。因为直接发送的邮件可能会占用较大的空间，导致邮件系统出现拥堵。

三、Word格式文件发送步骤

1. 邮件附件发送

（1）打开Word文档，点击“文件”菜单，选择“另存为”。

（2）在弹出的对话框中，选择保存位置，输入文件名，点击“保存”。

（3）打开邮件客户端，撰写邮件，点击“添加附件”，选择已保存的Word文件，点击“确定”。

（4）完成邮件内容编辑后，点击“发送”。

2. 直接发送

（1）打开Word文档，点击“文件”菜单，选择“另存为”。

（2）在弹出的对话框中，选择保存位置，输入文件名，点击“保存”。

（3）打开邮件客户端，撰写邮件，将保存的Word文件拖拽到邮件正文中。

（4）完成邮件内容编辑后，点击“发送”。

四、相关问答

1. 问：邮件附件发送时，如何设置密码保护？

答： 在保存附件时，点击“工具”菜单，选择“安全选项”，勾选“加密文档内容”，设置密码后点击“确定”。在发送邮件时，系统会自动将密码保护后的附件添加到邮件中。

2. 问：直接发送Word文件时，如何确保文件格式不变？

答： 在发送邮件前，将Word文件另存为纯文本格式（），然后将纯文本文件拖拽到邮件正文中。这样，接收者打开邮件时，Word文件格式不会发生变化。

3. 问：邮件附件发送时，如何压缩文件？

答： 在保存附件时，点击“工具”菜单，选择“压缩文件”，选择压缩比例，点击“确定”。这样，附件在发送过程中会自动进行压缩，减少文件大小。

通过以上分析，相信您已经对Word格式文件发送方式有了更深入的了解。在实际操作中，根据文件大小、安全性需求、接收者设备等因素，选择最合适的发送方式，以确保文件安全、高效地传输。