word怎么设置群发？如何高效批量发送文档？

Word如何设置群发？如何高效批量发送文档？

一、Word如何设置群发？

Word群发功能可以帮助我们快速将同一文档发送给多个收件人。以下是设置Word群发的具体步骤：

1. 打开Word文档，点击“文件”菜单，选择“选项”。

2. 在弹出的“Word选项”窗口中，选择“邮件”选项卡。

3. 在“邮件”选项卡中，找到“电子邮件账户”区域，点击“新建”。

4. 在弹出的“添加新电子邮件账户”窗口中，选择“Microsoft Exchange、Office 365、Outlook.com或其他电子邮件提供商”，然后点击“下一步”。

5. 输入你的电子邮件地址和密码，点击“下一步”。

6. 在“选择服务”窗口中，选择“手动配置服务器设置或特殊配置”，然后点击“下一步”。

7. 在“Internet电子邮件设置”窗口中，选择“IMAP或POP3”，然后点击“下一步”。

8. 在“服务器信息”窗口中，输入你的电子邮件服务器地址、端口、用户名和密码。

9. 在“登录信息”窗口中，输入你的电子邮件地址和密码。

10. 在“发送邮件服务器”窗口中，输入你的发送邮件服务器地址和端口。

11. 在“测试账户设置”窗口中，点击“测试账户设置”，确保一切正常。

12. 点击“完成”，返回“Word选项”窗口。

13. 在“邮件”选项卡中，找到“邮件签名”区域，点击“新建”。

14. 在弹出的“创建签名”窗口中，输入签名名称，然后点击“确定”。

15. 在“邮件签名”区域，选择你刚刚创建的签名。

16. 点击“确定”，完成Word群发设置。

二、如何高效批量发送文档？

1. 使用邮件合并功能

Word的邮件合并功能可以帮助我们高效批量发送文档。以下是使用邮件合并发送文档的步骤：

（1）打开Word文档，点击“邮件”菜单，选择“开始邮件合并”。

（2）在弹出的“邮件合并”任务窗格中，选择“信函”。

（3）在“开始邮件合并”区域，选择“使用当前文档”。

（4）在“编辑信函”区域，选择“编辑单个信函”。

（5）在弹出的“插入合并域”窗口中，选择需要插入的域，如收件人姓名、地址等。

（6）将合并域插入到文档中，然后点击“下一步：完成并合并”。

（7）在“完成并合并”区域，选择“编辑单个信函”。

（8）在弹出的“合并到新文档”窗口中，选择“编辑单个信函”。

（9）在弹出的“编辑单个信函”窗口中，将合并域替换为实际收件人的信息。

（10）点击“完成并合并”，将文档发送给收件人。

2. 使用宏录制功能

（1）打开Word文档，点击“开发工具”菜单，选择“录制宏”。

（2）在弹出的“录制宏”窗口中，输入宏名称，然后点击“确定”。

（3）按照发送文档的步骤进行操作，录制宏。

（4）录制完成后，点击“停止录制”。

（5）在弹出的“宏”窗口中，选择刚刚录制的宏，然后点击“运行”。

（6）在弹出的“运行宏”窗口中，输入收件人信息，然后点击“确定”。

（7）宏将自动发送文档给收件人。

三、相关问答

1. 问题：Word群发功能支持哪些电子邮件提供商？

答案：Word群发功能支持Microsoft Exchange、Office 365、Outlook.com、Gmail等电子邮件提供商。

2. 问题：如何将Word文档转换为PDF格式？

答案：打开Word文档，点击“文件”菜单，选择“另存为”。在弹出的“另存为”窗口中，选择“PDF”格式，然后点击“保存”。

3. 问题：如何批量发送PDF文档？

答案：将PDF文档转换为Word文档，然后使用Word的邮件合并功能或宏录制功能进行批量发送。

4. 问题：如何设置Word文档的默认发送格式为PDF？

答案：在“Word选项”窗口中，选择“高级”选项卡，找到“保存”区域，勾选“将文档保存为PDF或XPS”选项。

5. 问题：如何将Word文档发送给多个收件人？

答案：使用Word的邮件合并功能或宏录制功能，将文档发送给多个收件人。